POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – TRUSTWAY
Fecha de Entrada en Vigencia: 26 de abril de 2025
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre de la empresa: TrustWay
NIT: 1026141384
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección física: Cra. 64B #49b-13, Laureles - Estadio, Medellín, Antioquia. Oficina 202
Correo electrónico de contacto para protección de datos: XX
Teléfono de contacto: +57 300 513 2865
Sitio web: XX 
2. ALCANCE La presente política aplica al tratamiento de los datos personales que recoja y administre TrustWay (en adelante, el "Responsable" o "TrustWay") de sus clientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores, aliados y cualquier otro titular de información (en adelante, los "Titulares"), a través de medios físicos, electrónicos y digitales, incluyendo, pero sin limitarse a, su sitio web XX, formularios de contacto físicos o electrónicos, redes sociales, eventos, relaciones contractuales y cualquier otro canal de interacción.
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS TrustWay aplicará los siguientes principios rectores en todo tratamiento de datos personales, de conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes:
Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y demás disposiciones.  
Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular de manera clara, suficiente y previa.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  
Transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  
Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de la Constitución y la ley. Sólo podrán acceder a los datos las personas autorizadas por el Titular y/o las personas previstas en la ley.  
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.  
4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TrustWay recolectará, almacenará, usará, circulará y/o suprimirá datos personales para las siguientes finalidades legítimas y previamente informadas:
Gestionar y atender solicitudes, consultas, quejas o reclamos presentados por los Titulares.
Prestar, administrar y mejorar los servicios contratados u ofrecidos por TrustWay.
Establecer y mantener contacto con los Titulares por medios físicos, telefónicos, electrónicos (correo electrónico, SMS, redes sociales, etc.) o cualquier otro canal disponible.
Realizar actividades comerciales, de mercadeo, promocionales y publicitarias sobre productos, servicios, eventos o novedades de TrustWay o sus aliados comerciales, siempre que se cuente con la autorización específica para ello.
Gestionar las relaciones contractuales o precontractuales con empleados, exempleados, candidatos, contratistas y proveedores, incluyendo procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social, evaluación de desempeño y cumplimiento de obligaciones legales laborales y comerciales.
Elaborar estudios estadísticos internos, encuestas de satisfacción, análisis de mercado y perfiles de usuario para mejorar los servicios y la toma de decisiones.
Cumplir con obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales y regulatorias exigidas a TrustWay por las autoridades competentes.
Verificar referencias personales, comerciales o laborales, según sea pertinente para la relación con el Titular.
Transferir o transmitir datos a terceros (aliados, proveedores, autoridades) cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas.
Controlar el acceso a las instalaciones físicas de TrustWay y garantizar la seguridad de personas y bienes (ej. videovigilancia), informando sobre su uso.
Almacenar y conservar la información de manera segura y conforme a los plazos legales y los necesarios para las finalidades descritas.
5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES TrustWay hará uso responsable tras la recolección de datos sensibles. En caso de ser estrictamente necesarios, se informará expresamente al titular sobre el carácter sensible de la información, y se solicitará autorización escrita, dejando claro que su entrega es facultativa
6. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES TrustWay, en principio, no recolecta ni trata datos personales de menores de 18 años. Nuestros servicios no están dirigidos a este público. Si usted es menor de edad, no debe proporcionarnos sus datos personales sin el consentimiento previo, expreso e informado de sus padres o representantes legales. Los padres o representantes legales pueden contactar a TrustWay para solicitar el acceso, rectificación o supresión de los datos del menor a través de los canales indicados en esta política.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos personales por parte de TrustWay requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. TrustWay obtendrá dicha autorización mediante formularios físicos, electrónicos, verbales (dejando constancia) u otros mecanismos que permitan concluir de forma inequívoca que el Titular otorgó su consentimiento. TrustWay implementará mecanismos claros e inequívocos para obtener dicha autorización, como casillas de verificación no premarcadas o firmas, según el canal. La aceptación de esta política, informada al momento de recolectar los datos, y/o el registro en el sitio web www.trustwaymed.com, constituirán prueba de dicha autorización, siempre que se garantice su conservación para consulta posterior.
8. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN Los Titulares de los datos personales tratados por TrustWay tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento:
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de Tratamiento.  
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
Solicitar la prueba de la autorización otorgada a TrustWay, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.  
Ser informado por TrustWay, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.  
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados. La revocatoria y/o supresión procederá siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS Los Titulares podrán ejercer sus derechos y presentar solicitudes, peticiones, consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: correo@trustway.com
Dirección física: Cra. 64B #49b-13, Laureles - Estadio, Medellín, Antioquia. Oficina 202
Teléfono: +57 300 513 2865
La solicitud deberá contener, como mínimo:
Nombre completo y datos de contacto del Titular (o de su representante/causahabiente).
Descripción clara y precisa de la consulta o reclamo.
Datos personales sobre los cuales desea ejercer alguno de los derechos.
Documentos que acrediten la identidad del Titular (ej. copia del documento de identidad) o la representación (si aplica).
Dirección física o correo electrónico para recibir la respuesta.
Para procesar su solicitud, TrustWay podrá requerir información adicional para verificar la identidad del titular o de su representante.
Plazos de respuesta:
Consultas (solicitud de información sobre los datos personales del Titular): Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  
Reclamos (solicitud de corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o queja por presunto incumplimiento): Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  
10. PERÍODO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Los datos personales proporcionados a TrustWay serán conservados únicamente durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para el cumplimiento de obligaciones legales (como las fiscales, contables, comerciales o de auditoría), contractuales o para atender posibles reclamaciones o requerimientos de autoridades competentes. Una vez cumplida la(s) finalidad(es) del tratamiento y los plazos legales de conservación aplicables, TrustWay procederá a la supresión segura de los datos personales de sus bases de datos, o los anonimizará de forma que no puedan vincularse al titular, salvo que medie una obligación legal o contractual que exija su conservación por un término adicional.  
11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN TrustWay implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para proteger la información personal bajo su tratamiento contra pérdida, robo, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados o fraudulentos. Estas medidas incluyen controles de acceso físico y lógico, procedimientos de seguridad, capacitación al personal y acuerdos de confidencialidad.
12. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD TrustWay cuenta con procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad que puedan afectar los datos personales bajo su custodia. En caso de presentarse un incidente que implique una violación de las medidas de seguridad y que genere un riesgo para la administración de los datos de los titulares, TrustWay lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio (Autoridad Nacional de Protección de Datos) dentro de los términos legales establecidos. De igual forma, si el incidente implica un riesgo para los derechos de los titulares, se evaluará la necesidad de comunicarles directamente sobre el incidente, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas para mitigar el riesgo.
13. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES El sitio web de TrustWay (www.trustwaymed.com) puede utilizar cookies (archivos pequeños de datos que se almacenan en el dispositivo del usuario) y otras tecnologías de seguimiento similares (como web beacons o pixels) para su correcto funcionamiento, mejorar la experiencia de navegación, recordar preferencias del usuario, obtener estadísticas de uso, analizar el rendimiento y, eventualmente, para fines publicitarios. Al navegar en nuestro sitio web, se informará al usuario sobre el uso de estas tecnologías y se le brindarán opciones para aceptar, rechazar o configurar su uso, especialmente aquellas que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio, a través de un banner o aviso de cookies y/o una Política de Cookies detallada disponible en el sitio web.
14. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES TrustWay podrá compartir (transmitir) información personal con terceros Encargados del Tratamiento (ver sección 15) para el cumplimiento de las finalidades autorizadas. Así mismo, podrá compartir (transferir) datos personales con terceros Responsables (aliados comerciales, otras entidades) siempre que cuente con la autorización expresa del Titular para ello o exista una obligación legal que así lo permita o exija (ej. autoridades competentes). En caso de realizar transferencias internacionales de datos personales a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, TrustWay solicitará la autorización expresa e inequívoca del Titular para dicha transferencia u operará bajo alguna de las excepciones legales, garantizando siempre el cumplimiento de las disposiciones legales colombianas.
15. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Para el desarrollo de su actividad, TrustWay podrá contratar a terceros (Encargados del Tratamiento) para que realicen determinadas operaciones de tratamiento de datos personales en su nombre (por ejemplo, servicios de alojamiento web, procesamiento de pagos, análisis de datos, envío de comunicaciones, etc.). TrustWay seleccionará únicamente Encargados que ofrezcan garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento sea conforme con la legislación aplicable. Dicha relación estará formalizada mediante un contrato de transmisión de datos u otro instrumento legal que asegure que el Encargado tratará los datos personales únicamente según las instrucciones de TrustWay, para las finalidades autorizadas, guardando confidencialidad y adoptando las medidas de seguridad requeridas.  
16. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD TrustWay se compromete a cumplir con las obligaciones legales y a implementar medidas de seguridad. No obstante, su responsabilidad se encuentra limitada en aspectos como: la veracidad de la información suministrada por el Titular; el uso indebido que haga el Titular de su información o de las plataformas; el contenido o prácticas de sitios de terceros enlazados; incidentes de seguridad ocurridos a pesar de la debida diligencia (ataques sofisticados, etc.); y casos de fuerza mayor o caso fortuito. La responsabilidad de TrustWay se limitará a los casos donde se compruebe dolo o culpa grave de su parte en el incumplimiento de sus deberes legales, conforme a la legislación colombiana. (Ver cláusula detallada añadida previamente si se desea incluir completa).
17. CAMBIOS EN LA POLÍTICA TrustWay se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, especialmente para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o cambios en sus operaciones. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares antes de su implementación, a través del sitio web www.trustwaymed.com, correo electrónico u otro medio de contacto disponible. La versión actualizada indicará la fecha de entrada en vigencia y estará disponible para consulta permanente. El uso continuado de los servicios de TrustWay después de la publicación de los cambios constituirá la aceptación de los mismos, sin perjuicio del derecho a revocar el consentimiento si el cambio afecta sustancialmente la finalidad inicial.
18. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se interpretará y regirá de conformidad con las leyes de la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Cualquier controversia que surja con ocasión de la interpretación, aplicación o cumplimiento de esta política, o relacionada con el tratamiento de datos personales realizado por TrustWay, será sometida al conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio en vía administrativa, y/o a la jurisdicción ordinaria de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Medellín, Antioquia, Colombia.
19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA La presente política rige a partir de la fecha de su publicación indicada al inicio de este documento y deja sin efectos las versiones anteriores. Permanecerá vigente mientras TrustWay realice tratamiento de datos personales conforme a las finalidades aquí descritas o mientras subsistan las obligaciones legales o contractuales que requieran la conservación de los datos.